El glamuroso mundo de los archivos privados | Por César Salinas Márquez

Después de contarme las penurias por las que pasaba su institución, un colega que trabajaba en un archivo público me dijo: “por suerte tú estás en el glamuroso mundo de los archivos privados”. Me quedé reflexionando al respecto, buscando precisamente en dónde estaba ese encanto que yo no veía. Resolví que esta idea era solo percepción, y expongo tres glamurosos factores que enfrentan los archivos privados.
El presupuesto: cacería en la cuerda floja
A ninguna institución le llueve el dinero, pero para la mayoría de los acervos privados el presupuesto es un desafío permanente. En ocasiones los descendientes de una familia o quienes estuvieron cercanos a cierta institución o labor particular son quienes crean un acervo privado, buscando luego la manera de preservarlo. Como no dependen del gobierno ni reciben sus recursos, su sostenimiento se logra por aportaciones privadas que no siempre son estables o constantes.
Depender de particulares es lanzar una moneda al aire: puedes recibir una fuerte inversión durante cierta temporada y en la siguiente podrías no obtener nada. No es extraño ver alguna institución en el efecto péndulo, pasando de la bonanza a la bancarrota, o viceversa. Incluso tener el respaldo de empresas o empresarios no es garantía de tranquilidad financiera, pues lejos de ser toda poderosa, la iniciativa privada regula sus aportaciones según sus circunstancias cambiantes y en ocasiones poco previsibles.
Hay casos en que un archivo no puede solventar los sueldos, y el personal debe salir para buscar otras oportunidades. Aunque se piense que este tipo de trabajo es un “apostolado”, que se hace por “amor al arte” o porque “le gustan esas cosas”, en realidad se trata de profesionistas que buscan y merecen ser justamente recompensados. No obstante, el personal de algunos acervos ha tenido que esperar su sueldo cuando es diferido, o tener que decidir si dejan la institución o laboran como “honorario” mientras llegan los recursos para cobrar.
A pesar de la buena voluntad de los patrocinadores, hay circunstancias en que sus contribuciones decrecen o no pueden ser entregadas, ya sea por dificultad de solvencia o recortes presupuestales. El peligro de desaparecer al corto o mediano plazo hace que algunos acervos dediquen buena parte de su tiempo buscando patrocinios para sobrevivir: pagar renta, sueldos, servicios y materiales indispensables. La travesía no termina ahí, pues una vez garantizada la existencia, deben asegurar recursos para realizar sus proyectos y programas. En suma, el proceso es como nadar en una competencia para poder salir y correr el maratón.
Respaldo institucional
El respaldo institucional es un factor relevante para un acervo. Los archivos públicos, por ejemplo, cuentan con el aval del gobierno de algún nivel (municipal, estatal o federal) y de las dependencias de las que forma parte. Dentro de la estructura, pueden recibir gratuitamente apoyo legal, administrativo, gerencial, logístico, material y técnico. Además de representatividad y apoyo de la maquinaria gubernamental, burocrática e incluso sindical, el acervo público tiene garantizada su supervivencia básica por estar estipulados por ley; de esta forma, el riesgo de quebrar o desaparecer es menor, aunque en ocasiones su gasto corriente raye en el cero absoluto.
La situación de los archivos privados es distinta. Si bien algunos fueron creados dentro de instituciones solventes como universidades, organismos o empresas, muchos de ellos se conforman como asociaciones civiles (AC) u organizaciones no gubernamentales (ONG), siendo su propio aval. Equipos de dos, cinco o siete personas se constituyen como una institución que se respalda a sí misma y depende de su esfuerzo interno, autónomo e independiente. Sostenerse por sus propias fuerzas, como el Llanero Solitario, es una limitante a destacar.
Personal multitarea
El equipo de un archivo privado casi siempre es mínimo para poder solventarse, pues el presupuesto de un organismo sin fines de lucro generalmente es estrecho. Por esto, el personal debe contemplar o desarrollar sobre la marcha las competencias legales, fiscales, administrativas y técnicas que requiere una institución. De la constitución legal hasta las declaraciones ante el SAT, de la rendición de cuentas a patrocinadores a la gestión del espacio y pagos de servicios, la tarea es dura. Hay que tomar en cuenta que esto debe hacerse a la par de las labores del acervo, como la catalogación, digitalización y difusión, amén de la atención a los usuarios y proyectos al público.
La situación conlleva a que el equipo de un acervo privado deba ser “multitask”, capaz de hacer varias funciones a la vez. Los directivos no se salvan de esto, pues no es raro que el director o coordinador del archivo realice inventarios, catalogue documentos, escriba artículos y contenidos, acomode cajas en estanterías, haga cédulas e imparta conferencias, sin descuidar sus funciones administrativas. En resumen: “cargas a la virgen mientras truenas los cohetes”.
En un día ordinario, por ejemplo, puedes tener una junta en la mañana, atender aspectos administrativos y de planeación hasta el mediodía, realizar trabajo de archivo y supervisar los proyectos antes de la comida, salir a comprar los enseres de la oficina (desde café y plumas hasta servilletas), avanzar la tarde escribiendo o creando contenidos, y culminar impartiendo una conferencia o charla, para después ayudar a limpiar, cerrar y terminar la jornada. Después de este recuento creo por fin entiendo, ahí está el glamur de los archivos privados.