Lazos de cooperación entre museos, archivos y bibliotecas | Por Leticia Ruiz Rivera*

Triste destino del libro prestado,
a menudo perdido,
siempre estropeado.
Leclerq

Cuántas veces hemos asistido al museo a disfrutar una exposición y hemos pasado de largo sin mirar el muro en donde colocan los créditos y agradecimientos para todos los que participaron en el montaje de la misma. A veces la lista es enorme. Yo particularmente tengo el vicio de dedicar un tiempo para leerlos. Cuando ves esa larga lista de nombres de personas e instituciones participantes, puedes dimensionar mejor todo el trabajo que representó la curaduría de la exposición que tienes delante.
“Normalmente, las bibliotecas, archivos y museos son socios naturales en la colaboración y cooperación, en el sentido que acostumbran a servir a la misma comunidad de maneras parecidas. Las bibliotecas, archivos y museos apoyan y aumentan oportunidades de aprendizaje para toda la vida, conservan el patrimonio de la comunidad y protegen y proporcionan acceso a la información.” [1. Bibliotecas públicas, archivos y museos: tendencias de colaboración y cooperación / Alexandra Yarrow, Barbara Clubb y Jennifer-Lynn Draper. La Haya, oficina central de la IFLA , 2009. – 50 p. 30 cm. – (Informes Profesionales de la IFLA: 113) (Spanish translation of IFLA Professional Report 108) , p. 4]
La Biblioteca Eusebio F. Kino ha tenido el privilegio de participar en un buen número de exposiciones, tanto nacionales como internacionales. El proceso que se lleva a cabo para el préstamo temporal de las obras seleccionadas por un curador es muy cuidadoso y minucioso, implica una gran responsabilidad para quien solicita el préstamo y para quien presta la obra además del enorme gusto por la difusión que tendrá, representa también algo de temor o preocupación por que todo transcurra en orden y las obras regresen a la biblioteca en tiempo y forma, pues en el caso de los libros antiguos, muchos de ellos son únicos e irrecuperables.
La solicitud de préstamo generalmente se efectúa con mucho tiempo de anticipación. La mayoría de las veces el curador sabe concretamente lo que busca para la exposición, sin embargo, es labor del bibliotecario recuperar otras piezas que puedan ser útiles de acuerdo al discurso expositivo, presentarle al curador otras posibilidades.
Una vez efectuada la selección y recibida la petición oficial para el préstamo, debemos confirmar que el solicitante nos indica las condiciones de la exhibición, tanto para la conservación como las de seguridad de las obras dentro del recinto durante la exposición. Si estamos conformes con lo que ofrece, debemos aceptar oficialmente. A la par, nos toca revisar cuidadosamente las piezas para valorar su estado de conservación y determinar si son aptas para ser exhibidas. Se prepara un dictamen por cada pieza haciendo notar las particularidades físicas de las mismas. El resultado de esta valoración será el que determine en número real de piezas que se prestarán, situación que se notifica de inmediato al solicitante. Enseguida se deben tasar las obras, es decir, asignarles un valor económico que servirá como referente para el pago de seguros de traslado y exposición que debe cubrir el museo en cuestión. También se prepara una ficha por cada obra, incluyendo todos los datos, en el caso de libros, las fichas bibliográficas y una imagen que nos servirá para identificar más fácilmente cada una de las obras.
Para entonces seguramente ya recibimos noticias del solicitante para concertar una cita para hacer la recolección de la obra. Generalmente, antes de esta visita ya debimos haber recibido las pólizas de aseguramiento para su revisión y aceptación. En ocasiones los museos se apoyan en el área de conservación para hacer la recolección de las piezas, de tal suerte que antes de que se embalen, se revisa una vez más la condición de entrega de las mismas y se hace constar en el acta correspondiente. Es muy importante este paso porque esta valoración nos servirá para tener un punto de comparación y acuerdo con el solicitante sobre como entregamos la obra y cuando regrese, como la recibimos. Quien realiza el embalaje de las piezas debe tener la experiencia de manejo de obras delicadas, al mismo tiempo que debe proporcionar a cada pieza el soporte necesario para que durante su traslado no sufra algún daño. Con la firma del acta y la recepción de la documentación correspondiente, llegamos al final del proceso de entrega. Para nuestros controles internos, en la Biblioteca Eusebio F. Kino colocamos en el estante una tarjeta con los datos del libro prestado incluyendo la fecha de devolución, porque puede ser requerido para la consulta en el inter en que está fuera de la colección.
Es obligado visitar la exposición. Muchas veces cuando veo los libros prestados dentro de los exhibidores, me parece que adquieren otra dimensión y con mayor claridad notas su belleza o la importancia de la pieza.
Transcurrido el período del préstamo, concertamos una cita para la devolución de los libros. Como dije antes, es preciso hacer la revisión puntal de las piezas para corroborar que regresaron tal y como se fueron, que no sufrieron daño alguno. Se firman las actas de recepción correspondientes y cuando regresamos el libro a su lugar en el estante, el corazón descansa, ya podemos estar tranquilos nuevamente.
La colaboración entre museos y bibliotecas es muy importante, para nosotros es un enorme escaparte de difusión y cercanía con el público y no resulta lejano que los visitantes de las exposiciones sean también usuarios de las bibliotecas.
“Las bibliotecas, museos y archivos pertenecen al corazón de la vida de las personas y aportan placer e inspiración, valores culturales, aprendizaje, prosperidad económica y equidad social. Estas instituciones desempeñan un papel en el desarrollo y en la preservación del bienestar cultural, social, educativo y económico.”[2. ii Ibidem, p. 8]
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*Directora de la Biblioteca Eusebio F. Kino de la Provincia Mexicana de la Compañía de Jesús