El resguardo de archivos públicos es una actividad fundamental para el país: por un lado, permite agilizar los diversos procesos administrativos; y, por otro, la conservación de nuestra memoria histórica. A pesar de ello, en general esta área ha sido descuidada y la Universidad Nacional Autónoma de México no es la excepción, pues su Archivo Histórico no tiene la capacidad para albergar la documentación histórica producida y la mayor parte de sus Unidades Administrativas han hecho muy poco para conservar sus acervos, a pesar de que desde 1988 se ha legislado al respecto.
El 13 de diciembre de 1988, el rector Jorge Carpizo decretó el Acuerdo para la Protección, Uso y Conservación del Patrimonio Histórico Documental de la UNAM. Éste tenía la intención de fijar las bases para la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la UNAM y la regulación y determinación sistemática del tránsito de los documentos hacia su condición de históricos. Se consideró como patrimonio histórico documental de la UNAM a aquellos documentos dictaminados como tales por el Comité Técnico, el cual se integraba por: a) El Director del Centro de Estudios sobre la Universidad, quien lo presidiría y convocaría; b) El Director General de Administración Escolar; c) El Director General de Personal; d) El Director General de Servicios Auxiliares; e) El Director General de Estudios de Legislación Universitaria; f) Un funcionario nombrado por el Patronato; g) El Jefe del Departamento de Archivo General y h) El Jefe del Archivo Histórico de la Universidad, quien era el secretario del Comité.
Asimismo, el acuerdo estableció que mientras no se dictaminara el valor histórico de la documentación de las diversas dependencias universitarias, se consideraba de presumible valor histórico todo documento producido por la administración universitaria; por lo que no podría ser desincorporado ni destruido sin previa consulta al Comité Técnico.
El 23 de enero de 2012 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la LEY FEDERAL DE ARCHIVOS. En el artículo 1 se establecieron los sujetos obligados, entre los que se encontraban los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal (entre los que se encuentra la UNAM).
En el artículo 10 se estableció que los sujetos obligados deberían contar con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos.
El numeral XV estableció que el Consejo Nacional de Archivos quedaba integrado por representantes de los archivos de los tres niveles de gobierno, de los órganos constitucionales autónomos, de instituciones académicas (entre ellos un representante de los archivos universitarios) y de archivos privados.
En respuesta, el 25 de julio de 2013 la UNAM publicó el Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para la Universidad Nacional Autónoma de México. En él se menciona que el Área Coordinadora de Archivos es la instancia designada por el Rector para encargarse de supervisar y apoyar el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de archivos dentro de la UNAM, y también se menciona que tiene a su cargo un programa institucional y permanente encaminado a la digitalización archivística y de reducción de costos para los solicitantes.
En el artículo 56 se establece la responsabilidad de los funcionarios y empleados universitarios, y se consideran delitos: usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar –total o parcialmente– la información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión.
También se establecieron los criterios y procedimientos que deben aplicar las Unidades Universitarias para organizar, administrar y conservar sus archivos, a fin de que éstos se conserven íntegros y disponibles para facilitar el acceso a la información. En este sentido, los archivos de las Unidades Universitarias deben integrarse al Sistema Institucional de Archivos, de conformidad con la normativa aplicable, y organizarse con base en el ciclo vital de los documentos en tres archivos: de trámite, de concentración e histórico.
Por ello, cada Unidad Universitaria debe organizar su archivo de trámite con base en el ciclo vital del documento y en los principios de procedencia y orden original. Además, cada Unidad Universitaria debe contar con un archivo de concentración para conservar la documentación de uso ocasional y cuyo mantenimiento se deba a razones administrativas, legales, fiscales o contables; y debe también formar un archivo histórico para constituirlo como fuente de acceso público, encargado de divulgar su memoria documental y estimular su uso, consulta y aprovechamiento social. Por otra parte, para llevar a cabo una baja documental, el titular de la Unidad Universitaria debe levantar el acta respectiva en el formato autorizado por el Área Coordinadora de Archivos ante la oficina jurídica.
El 29 de julio de 2013 se publicó en Gaceta UNAM el acuerdo por el que se establece el Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México, la cual quedó encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados por esta la Ley Federal de Archivos, su Reglamento y demás disposiciones aplicables; esto a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.
El 7 de febrero de 2014 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Reforma al artículo 6 Constitucional, en el cual se establece que toda información en posesión de los sujetos obligados (en el caso que nos ocupa, la Universidad Nacional Autónoma de México) es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente. Debido a esto, la UNAM deberá documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, y la Ley determinará los supuestos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de información.
Esta reforma estipula, además, que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.
Sin embargo, a pesar de esta normatividad y de que el Área Coordinadora de Archivos ha establecido criterios de clasificación archivística y un cuadro de clasificación que engloba a las diferentes Unidades Administrativas, se ha hecho muy poco en la tarea de normalizar el trabajo archivístico en la UNAM, pues ello implica la utilización de amplios recursos humanos, materiales y financieros.
Legislación Archivística en la UNAM | Por David Placencia
